時間の無駄ではない！定例会議のメリットとその最適運営術

先日、ある方の記事で「定例会議」について書かれていました。内容としては、『無駄な会議は要らない』と『定例会議は要らない』は別物であるというものでした。これについて、私はとても同意しています。

弊社では数十名のメンバーが在籍しており、全員がオンラインで業務を行っております。メンバーとは、毎週もしくは隔週にて、業務グループごとに定例MTGを実施しています。また、メンバーとの1on1MTGもグループMTGとは別に行っています。

これらは私にとっても非常に重要な時間であり、お互いに業務をスムーズに進めるために欠かせない時間となっています。

では、定例会議の必要性とそのメリットについて、考えていってみましょう。

現代のビジネスシーンにおいて、定例会議は欠かせない存在です。しかし、その存在が当たり前になっている一方で、「定例会議は時間の無駄だ」「会議ばかりで進捗が遅れる」といった意見も少なくありません。このような声が上がる背景には、会議が目的や効率性を欠いている場合があることが考えられるのではないでしょうか。しかし、適切に運営される定例会議には、確かなメリットが存在するのも事実です。今回の記事では、定例会議の必要性と、それがもたらすポジティブな効果について話していきたいと思います。

1. 情報共有の重要性

定例会議の最も大きなメリットと言える一つは、チームや部署内での情報共有ができることです。情報が属人的になり、特定の人物だけが把握している状況が続くと、後々の業務に支障をきたすことがあります。しかし、定期的に会議を行うことで、進行中のプロジェクトの状況や新たな課題、問題点などを全員で把握できます。この情報共有が適切に行われることで、個々のメンバーが何をしているのか、どこに問題があるのかを迅速に把握し、必要なサポートを行うことが可能になります。

例えば、マーケティングチームが製品のプロモーション戦略を話し合っている場面を想像してみましょう。その会議で営業部門からのフィードバックが得られれば、プロモーション活動が実際の市場でどう受け入れられているかが明確になり、戦略を調整することができます。このように、異なる部門間での情報交換がスムーズに行われることが、定例会議の強力な利点です。

2. チームの一体感を高める

定例会議は、チームメンバー同士のコミュニケーションを促進する場でもあります。日々の業務に追われる中で、メンバー同士が顔を合わせて情報を共有する機会は意外と少ないものです。しかし、定例会議を通じて定期的に集まることで、メンバー同士の意見交換が活発になり、チームとしての一体感が生まれてきます。特に、リモートワークが普及する現代において、顔を合わせる機会が減少しているため、定例会議はメンバー間のコミュニケーションを円滑にする大切な機会となります。

また、会議の場では、メンバー全員が発言しやすい環境を作ることが重要だと考えます。意見を交換し合うことで、メンバーは互いに互いの意見を尊重し、チームに対する協力意識が高まります。このような雰囲気が醸成されることで、メンバーは業務へのモチベーションを維持しやすくなり、仕事に対する責任感も増すのではないでしょうか。

3. 問題解決や意思決定を迅速化する

定例会議を開催することで、業務における問題を早期に発見し、迅速に対処することが可能になります。定期的に集まって現状を把握し、課題に対する解決策をディスカッションする場を設けることで、問題の放置を防ぎ、早期解決へと導けるのです。

さらに、意思決定を行う場としても定例会議は重要です。企業や組織内での決定事項は、時に複数の関係者が関わることが多いため、意見が分かれることもあります。定例会議を通じて、関係者が一堂に会して意見交換を行い、最終的な決定を下すことで、意思決定プロセスがスムーズになります。これにより、問題解決にかかる時間が短縮され、業務が円滑に進行します。

4. 進捗確認と目標の再確認

定例会議では、進捗状況を確認し、目標を再確認する場でもあります。プロジェクトや業務の進行において、定期的に目標を確認することで、方向性がずれることを防げます。また、チームメンバーが進捗を共有することで、遅れが発生している場合には早急に対策を講じることができます。

目標達成に向けて、個々のメンバーがどのように業務を進められているのかを見直すこともでき、全体の効率化に繋がります。特に長期的なプロジェクトや複雑なタスクが進行している場合、定期的な進捗確認は不可欠です。目標が明確であり全員が共有できていると、メンバー全員が同じ方向を向いて働くことができるので、プロジェクトの成功に繋がっていきますね。

では、定例会議を効果的に運営するためにはどうしていくべきか。会議を効率的に運営することが求められるため、無駄な時間を省くために、以下のポイントを押さえておくことが重要です。

◇目的を明確にする

会議の目的が不明確だと、参加者が無駄に時間を費やしてしまいます。会議の目的や議題を事前に共有し、目標を明確にしておきましょう。

◇時間を守る

会議が長引くと、参加者の集中力が切れ、生産性が下がります。会議の時間を守り、効率よく進行しましょう。

◇参加者を絞る

会議に必要なメンバーだけを参加させ、適切な人数で議論を深めることが重要です。

定例会議は一見、時間の無駄に思えることもありますが、適切に運営されれば、情報共有や問題解決、チームの連携強化に大いに貢献します。会議を単なる形式として行うのではなく、目的を持って効率的に運営することで、その効果を最大限に引き出すことができるのです。定例会議が持つ本来のメリットを活かすことで、業務の進捗がスムーズになり、チーム全体のパフォーマンスも向上するでしょう。

みなさんもお忙しい時間の中で効率的に定例会議を改めて見直されてみてはいかかでしょうか。