経理・バックオフィス関連書類の「ファイリング」の効果的なルールとコツ
経理業務、バックオフィス業務ではまだまだ「書類」が多く残っているの会社が多いのが実情かと思いますが、オフィスの限られたスペースに書類を補完するために意外と重要な書類の「ファイリング」で困ったことはありませんか？
契約書・請求書・経費精算など重要書類をファイリングする＝数年は紙を保管する必要があることを前提に、書類ファイリングのコツについてお話させていただきます。
注意点1: ファイルの選択
紙ファイルや分厚いファイルの使用は避けましょう。
紙ファイルでは自立性や見やすさに欠けます。
分厚過ぎるファイルは重くなり、ファイリングが困難になります。
注意点2: 柔軟なアプローチ
過度の細かい分類は避けましょう。
時間のかかる下準備を減らし、一定のルールをつくり80％くらいの気持ちで効率的に行いましょう。
注意点3: いつでもあるもので作業する
既製品の「仕切りカード」や「インデックスシール」などの備品を使用するのではなく
A4用紙などで仕切りカードやインデックスを作ると空き時間でいつでも作業ができます。
注意点4: 作業順序の工夫
月末にまとめて作業するのではなく、日々少しずつ進めましょう。
オススメの作業順序
請求書のPDF化 → 請求書ファイリング → PDF処理（記帳・フォルダ保管等も） → PDFで支払処理
ファイリングのコツ1: 穴あけの方法
A4サイズを基準にして書類を整えましょう。
上部を合わせ、凸凹しないようにしましょう。
A4サイズより大きい書類は折り曲げてサイズ内に収めましょう。（小さい分はOK）
穴あけパンチで穴を開ける際のポイント
・A4サイズ以下→軽く半分におったりして、折り目が中心になるようにし穴をあける
・A4サイズより大きい→上が飛び出ない程度に中心をずらして穴をあける。
ファイリングのコツ2: 小さな領収書の処理
小さいサイズの領収書はA4用紙を台紙にし、のりで貼り付けて保管しましょう。
右下から貼っていくと、重なりがキレイになり見やすい形になるのでおすすめです。
ファイリングのコツ3: ファイリングのルール統一
並び順の基準：支払日（引落日）を基準に降順（新しい日付が上）
降順で並べることで、探しやすくなります。
ファイリングのコツ4: ファイリング時の背表紙
すぐ見てわかるように背表紙をわかりやすくつけましょう。
作業の途中でも仮の背表紙を付け、最後に清書しましょう。
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書類ファイリングの効果的なルールとコツについてまとめました。効率的なファイリングは、整理された環境と生産性の向上につながります。ぜひこれらのアドバイスを活用して、効率的なファイリングを実践してみてください。